Girişimciler İçin Zamanı Verimli Kullanma Yolları

Zamanı verimli kullanma yolları Henüz çok yeni ve küçük bir işletme olarak, rutin bir iş gününde herşeye yetişmek zor. Zamanın nasıl hızlı ve verimsiz geçtiği akşam yapılması gereken işlerin hala yığın olarak beklediğini gördüğümüzde anlıyoruz.

Yapılacak işlerin artmasına rağmen yapılanların aynı oranda azalmamasından dolayı, bir süre sonra oluşacak kargaşa insanın baya bir canını sıkıyor.

İki şirketin yönetimi ve buna bağlı olarak problemleri ile aynı anda uğraşan biri olarak bir ara neredeyse sıyırmak üzereydim. Hem nasıl oluyorsa çok yoğundum, hem de hiç bir işe yetişemiyordum. Yapılacak işler tamamlanmamış, satışa ayıracak vakit kalmamış, gözle görülür hiçbir gelişme yok, ama ben yorgunluktan ölüyorum.

Bür süre sonra bu iş böyle gitmez diyerek sağdan soldan edindiğim bilgileri kendime göre uyarlayarak en uygun çalışma şeklini çıkardım. Belki her iş / sektör / kişi için geçerli olmayacaktır, ama genel hatları alıp kendinize uyarlayarak zamanı daha etkin kullanabilirsiniz.

1. Yapılacaklar (To-Do) Listesi Oluşturun
İnternet üzerinde ücretli / ücretsiz görev yöneticisi hizmeti veren bir çok servis var. Kağıt kalem kullanmak yerine heryerde elinizin altında duracak, mümkünse bulut tabanlı bir servis kullanın. Benim size önereceğim servis Remember The Milk. RTM ile eklediğim her detayı laptop, cep telefonu (Blackberry – iPhone veya Android), iPad veya internete erişebildiğim herhangi bir cihazdan takip edebiliyorum.

2. Listenizde Gereksiz Maddelerden Kaçının
Yapmanızın sadece 2 dk alacağı işleri Yapılacaklar Listenize yazmak yerine, aynı süreyi harcayarak işi tamamlayın. “30 dk sonra Su siparişi verilecek” bir görev/iş değildir mesela. Boş yere listenizde yığın oluşturmaya gerek yok, hemen kolaylıkla halledebileceğiniz işleri ertelemeyin, sadece gerçek işleri listenize yazın.

İlk Önce En Zor Görevi Bitirin

3. İlk Olarak En Zor İşi Tamamlayın
Güne başlarken gözünüzde en çok büyüttüğünüz, size en zor gelen işle başlayın. Sonraya bırakırsanız gözünüzün önünde sinir bozucu bir yük olacağından diğer işlere kendinizi tam olarak veremeyebilirsiniz.

4. Yapılacak İşleri Parçalara Ayırın
“Firma için web sitesi yap” gibi içeriği çok geniş, nereden başlayacağının belli olmadığı görevler her zaman ertelenmeye mahkumdur. Bunun yerine daha ufak ama içinde aksiyon bulunduran sizi hemen harekete geçirecek görevler oluşturun. “web sitesi için host – domain al”, “web sitesi için şablon seç” gibi parçalar daha hızlı hareket etmenizi ve de yapacağınız işte yol alabilmenizi sağlar.

5. Sosyal Medyayı Sınırlı Kullanın
Günün kaç saatini Facebook, Twitter, Friendfeed gibi sitelerde vakit öldürerek harcıyorsunuz hiç dikkat ettiniz mi? Malesef bu tarz siteler şuna bakayım buna bakayım derken sizi başında saatlerce tutabilir. Ancak Facebook veya Twitter sizin görev listenizde bulunan işleri yapmadığından, size pek bir faydası yok.

Sadece mola verdiğinizde, 5-10 dk lık belirlenmiş sürelerle sosyal medyayı kullanmanız verimliliğinizi büyük ölçüde artıracaktır.

6. Evraklarınızı Dijital Ortama Aktarın
Bulut Cloud Teknolojisi Müşterinize yollamanız gereken önemli bir evrak var ama nereye koyduğunuzu hangi klasörde olduğunu bir türlü bulamıyorsunuz. Etrafa dağılan kağıtlar klasörler içinde kaybolmanız işten bile değil.

Dropbox gibi bedava (sadece belli bir limit üzeri ücretli) bulut servislerinden ve tarayıcınızdan (yoksa bir tane edinin) yararlanın. Elinize ulaşan veya hazırladığınız her evrağı belli parametrelerle dijital ortama geçirirseniz (örn: abcltd_fat_3421.jpg – abcltd_siparis_010912.jpg) ve evraklarıda dijital klasörlere düzenli bir şekilde yerleştirirseniz, aradığınız şeyi hiç vakit kaybetmeden bulabileceksiniz.

Online ortamda bulunan bu evraklarınıza sadece bilgisayardan değil, internete bağlanabildiğiniz herhangi bir cihaz üzerinden de rahatlıkla ulaşıp paylaşabileceksiniz (Akıllı telefonlar, tablet bilgisayarlar vs).

Ayrıca bulut teknolojisini kullanarak, beraber çalıştığınız kişiler bir evrak üzerinde yapılan değişikliği anında görebilecek, bütün hazırlanan dökümanların güncel haline ulaşabilecek.

Daylite Müşteri İlişkileri Yönetimi CRM

7. CRM (Müşteri İlişkileri Yönetimi) Yazılımı Kullanın
Bedava, paralı, online veya offline olarak bir çok çeşidi var CRM yazılımlarının. Size en uygun olanı bulmak başta biraz güç olacaktır (Ben sadece Mac OS sistemlerde çalışan Daylite yazılımını kullanıyorum). Ama uygun bir CRM yazılımı bulduğunuz zaman müşteri ilişkilerini çok daha iyi yönetebileceksiniz.

Müşterinizin verdiği siparişlerin hangi aşamada olduğundan, aranızda geçen konuşmaları, ekibinizde kimin ne üzerinde çalıştığını en güncel haliyle takip edebildiğiniz bu yazılımlar size gerçekten zamandan büyük ölçüde tasarruf sağlatacaktır.

Ayrıca size tek kazandırdığı şey zaman tasarrufu olmayacak. Pazarlama faaliyetlerinde kullanabileceğiniz segmentasyon yapabilme, satış rakamlarınızı çıkarabilecek finansal raporlar gibi bir sürü faydası var. Her yazılımın ekstra ayrı özellikleri olduğu için, en iyisini kendiniz deneyerek bulmalısınız.

Yayınlayan

Burak Bardakci

http://twitter.com/burakbardakci

“Girişimciler İçin Zamanı Verimli Kullanma Yolları” üzerine bir yorum

  1. Burak Bey..
    Ramazan bayramınız mübarek olsun… Ailenize ve size Yüce Allah tan sağlık ve mutluluklar dilerim.

Bir Cevap Yazın